Quali sono i migliori tool per videoconferenze?

Nell’ultimo anno l’utilizzo di tool per videoconferenze è sensibilmente aumentato. Sappiamo tutti cos’è accaduto durante la primavera 2020 e come la pandemia ha modificato le nostre vite.

Questo evento ci ha rinchiuso dentro casa, ma allo stesso tempo ci ha spinto a trovare soluzioni utili per connetterci e restare in relazione l’uno con l’altro. Anche gli uffici e gli ambienti di lavoro si sono svuotati per rispettare le esigenze del distanziamento fisico, ma non si è fermato il bisogno di incontrarsi e scambiarsi informazioni, di comunicare.

Fortunatamente – e chi lavora nel web lo sa bene ormai da decenni – la tecnologia ci viene in aiuto con soluzioni funzionali per superare le distanze. Un computer con webcam, un dispositivo mobile, i nostri device ci permettono di restare vicini e di parlarci indipendentemente da dove ci troviamo, contribuendo a migliorare la produttività aziendale e la sinergia tra le parti, anche in questo momento difficile.

Quali sono i migliori tool per videoconferenze? Ne abbiamo testati alcuni per le nostre riunioni aziendali e per quelle dei nostri clienti, ed ecco quelli che preferiamo.

Una panoramica sui programmi per webinar può essere funzionale non solo a conoscere quali strumenti usare per le riunioni tra colleghi e tra i membri di un team di lavoro, ma può essere utile anche a erogare formazione aziendale oppure a pianificare una strategia di content marketing.

Promuovere corsi e webinar per gli utenti del tuo sito oppure per i tuoi clienti può aiutarti a far crescere positivamente il tuo traffico, e di conseguenza i tuoi guadagni. I vantaggi del webinar come elemento di una content strategy sono diversi:

• Personalizzazione della comunicazione
• Risalto alla qualità dei contenuti aziendali
• Valorizzazione della value proposition
• Originalità e autenticità
• Ampia diffusione ed effetto passaparola assicurato

In un mare magnum di articoli per blog, immagini su Instagram e video di TikTok se vuoi distinguerti con stile i webinar sono un’azione decisiva e d’impatto, capace di catturare con forza l’attenzione e l’interesse di chi ti segue. Per iniziare impariamo a conoscere i programmi per webinar più utilizzati, poi ci addentreremo a comprendere come progettarli e diffonderli al meglio.

Organizzare un webinar può sembrare un’attività semplice, che non implica particolari conoscenze. In parte è così. Ci sono soluzioni e programmi per videoconferenze e corsi on line molto intuitivi e semplici da utilizzare, anche per principianti.

Ma per un corso di formazione on line non basta avere un buon programma, quello che fa la differenza è il contenuto, come questo viene organizzato e progettato. Solo con una pianificazione attenta e precisa degli obiettivi, del target di riferimento e dell’analisi dei risultati si può ottenere un riscontro concreto del valore che assume un webinar aziendale, sia in termini di marketing digitale che in termini di miglioramento della percezione dell’ambiente di lavoro.

I programmi per webinar offrono sicuramente un valido contributo tecnico a far sì che tutti i passaggi di divulgazione dei contenuti della formazione siano fruibili senza intoppi, permettendo di gestire una vera e propria aula digitale, con a disposizione tutte le funzionalità che ci si aspetta per lavorare con il gruppo.

Per organizzare webinar professionali uno dei programmi con cui ci siamo trovati meglio è indubbiamente Go To Webinar, con i suoi servizi annessi tra cui Go To Meeting.

Il funzionamento e l’utilizzo si rivelano semplici, ma una buona impostazione del flusso di comunicazione prevede una pianificazione da parte di un esperto di digital marketing.

Stiamo parlando di webinar professionali, che possono coinvolgere anche decine e decine di professionisti. Come per gli altri tool per videoconferenze hai la possibilità di condividere lo schermo, registrare il video e gestire e far interagire i partecipanti.

Sono tantissime le aziende che hanno scelto di appoggiarsi ai servizi di Go To Webinar per i corsi on line in cui è necessario concentrare l’attenzione su un oratore che comunica a un pubblico, mentre per le videoconferenze, in cui è prevista un’interazione più orizzontale, optano per l’analogo servizio Go To Meeting che permette di fare call in cui le persone parlano e interagiscono insieme all’interno della stessa stanza.

Uno dei programmi per riunioni on line più utilizzato in assoluto durante la pandemia è indubbiamente Zoom.us, talmente tanto famoso da essere entrato nel linguaggio comune come sostituzione del termine call o videoconferenza.

“Facciamo uno Zoom” è diventata un modo di dire frequente per diversi contesti, dagli uffici ai gruppi di amici. Si tratta di un’app per le riunioni on line, molto più efficiente di Skype e meno formale di Go To Webinar.

Per organizzare un webinar è necessario registrarsi sul sito web Zoom.us, gratuitamente. Per il profilo free le chiamate possono durare al massimo 40 minuti per quelle che coinvolgono più di 3 partecipanti, se vuoi coinvolgere più persone dovrai sottoscrivere un abbonamento di circa 14€ al mese, e avrai a disposizione il servizio illimitato. Per gli ospiti (le persone invitate e non coloro che organizzano) è possibile partecipare alla videoconferenza senza registrazione. Questa funzionalità è particolarmente utile per estendere inviti al webinar a persone esterne alla propria organizzazione.

Il colosso di Mountain View non poteva non aver messo a disposizione dei suoi utenti un servizio di videoconferenze, ed infatti Google Meet è stato un grande protagonista dell’ascesa dei webinar e delle riunioni aziendali.

Chiunque possieda un account Google può partecipare e organizzare una videocall tramite Google invitando persone a interagire e partecipare, in modo totalmente gratuito, ma a determinate condizioni.

Da maggio 2020, dopo mesi di “confinamento” all’interno delle nostre case, Google ha reso libero il servizio per un utilizzo di 60 minuti fino a un massimo di 100 partecipanti, mentre l’utilizzo è illimitato per un massimo di 250 partecipanti per le aziende. Una funzionalità molto utile è quella che prevede il collegamento telefonico. Difatti tramite linea telefonica fissa è possibile partecipare alle riunioni create con Meet componendo un numero telefonico collegato alla riunione.

Prima di tutti questi grandissimi nomi c’era lui: Skype. Il programma per videochiamate che ha fatto da apripista a un nuovo modo di stare connessi oltre le distanze. Anche Skype ha subito qualche sostanziale modifica nel tempo, evolvendosi e innovandosi a beneficio dei milioni di persone che ogni giorno lo utilizzano.

Uno dei principali punti di forza che all’epoca del suo lancio rese Skype famosissimo era costituito dalla possibilità di acquistare del credito per fare telefonate anche a numeri di rete fissa e di cellulare, svincolandosi così dagli operatori di rete.

Attualmente viene utilizzato soprattutto per fare videoconferenze in gruppi ristretti, mentre per l’organizzazione di webinar vengono preferiti altri programmi e tool, come quelli di cui abbiamo parlato precedentemente.

Abbiamo elencato i tool più diffusi per fare webinar on line, i programmi che hanno riscosso maggiore successo tra chi organizza formazione on line, sia aziendale che non. Ma non esistono soltanto questi nomi, le proposte sono numerose e variegate, e si sono recentemente moltiplicate e raddoppiate soprattutto nell’ultimo periodo.

Nomi come Bigbluebotton.org oppure come JitsiMeet forse sono meno conosciuti, ma hanno dato ugualmente grandi soddisfazioni a tutti coloro che hanno scelto di diffondere corsi tramite il web, per divulgare le proprie competenze o per aggiornare professionalmente il proprio team di lavoro.

Altri aspetti da non sottovalutare quando si sceglie di lanciare on line un webinar riguardano la strumentazione tecnica con la quale si produce il contenuto. Il programma permette di diffonderlo al meglio, ma per realizzarlo è opportuno dotarsi di alcuni elementi “hardware” che possono fare la differenza dal punto di vista della qualità audio e video, due dati assolutamente rilevanti per la buona riuscita finale.

Per creare un webinar tieni in debita considerazione che ti potrebbero servire:

• Un microfono di qualità
• Una web cam di qualità
• Luci
• Sfondi

In rete si trova una buona selezione di microfoni per registrare dirette su internet, sui social o direttamente sulle piattaforme per webinar, come anche suggerimenti su quale web cam sia più performante o sia in grado di offrire il miglior rapporto qualità/prezzo sul mercato.

Il discorso luci e sfondi è particolarmente delicato e importante. Anche con una buona web per registrare video on line la qualità dell’immagine può venire meno se non si utilizzano le luci giuste, se l’oratore o il formatore è in ombra, oppure lo sfondo scurisce e genera effetti che compromettono il video.

Si può ovviare al problema dello sfondo scegliendo tool per fare webinar che offrono la possibilità di inserire sfondi direttamente tramite immagini caricate come background, che sostituiscono lo sfondo reale con uno virtuale, ma attenzione, l’effetto può risultare poco professionale.